La mise en place du RGPD a bouleversé le système de sécurisation des traitements des données personnelles. Depuis l’application du Règlement général sur la protection des données, les entreprises doivent déployer des outils et des moyens spécifiques pour respecter la vie privée des citoyens. Cela tout au long du processus d’exploitation des données personnelles dans le cadre d’un service auprès d’une entreprise publique ou privée. Pour veiller à la conformité du traitement des informations personnelles, vous pouvez utiliser un logiciel RGPD et solliciter l’intervention d’un DPO RGPD.
Mise en conformité à la RGPD : la base légale
À partir du 25 mai 2018, les entités publiques ou privées récoltant, traitant et enregistrant des informations à caractère personnelles sont soumises à des obligations. Le respect de ces nouvelles obligations nécessite pourtant l’usage d’un logiciel RGPD. À part cet outil informatisé, le DPO RGPD intervient également pour évaluer la mise en conformité du traitement selon le règlement européen. Toutefois, il convient d’abord d’en savoir davantage sur les exigences mises en avant dans le RGPD par le parlement européen.
En principe, ce règlement européen vise à protéger les données personnelles des citoyens européens. Si une entreprise traite ces types d’informations sensibles sur un territoire faisant partie de l’Union européenne, ce règlement s’applique d’office. Son non-respect ouvre droit à de lourdes sanctions pécuniaires.
Toutefois, le RGPD ne fait aucune distinction entre une personne citoyenne de l’Union européenne ou un non originaire, mais habitant sur le territoire. Le respect de la vie privée prévaut, dès que les données sont enregistrées et exploitées au sein de l’union.
Pour les sous-traitants exploitant des données sensibles hors de l’UE, la mise en conformité au RGPD s’applique. Ce règlement s’étend aux sites Internet conçus en dehors du territoire européen destinés à l’intention des citoyens européens. Aussi, pour l’hébergement des données personnelles, toute entité y procédant doit se conformer à la RGPD.
Logiciel RGPD : comment fonctionne-t-il ?
Autant qu’il existe de DPO RGPD et de programmeur, il peut y avoir un vaste choix de logiciel RGPD. Seulement, leur système de fonctionnement, leur usage et leur coût peuvent présenter une légère différence. Cela même si leur objectif demeure semblable. Pour avoir un aperçu des possibilités pouvant découler de l’usage d’un logiciel RGPD performant, vous pouvez suivre ce lien.
Critères de choix du logiciel
Pour vous aider à sélectionner le logiciel de mise en conformité adapté à votre activité, référez-vous aux conseils suivants :
- Privilégier l’ergonomie de l’outil ;
- Le logiciel est-il simple à utiliser ?
- Le DPO RGPD, le responsable de traitement, les collaborateurs solliciteront à longueur de temps le logiciel. D’où l’intérêt de sélectionner le plus intuitif possible pour éviter les erreurs en cours de traitement ;
- Le coût du logiciel devra correspondre à votre budget. Sachez que ce coût inclut la licence d’utilisation du logiciel, la licence de base ainsi que des paramétrages supplémentaires associés à l’outil. Sans oublier les frais de customisation ainsi que le coût de la formation avant usage du logiciel.
Quels doivent être les fonctionnalités de base pour assurer la mise en conformité ?
Le DPO RGPD est le premier professionnel concerné par le logiciel RGPD. Celui-ci devra donc faciliter son intervention et intégrer des fonctionnalités assurées par le DPO. Les voici :
- Un registre alimenté par le responsable de traitement ;
- Permettre de créer des sous-registres destinés à l’usage de sous-traitant ;
- Centralisez l’AIPD ou analyse d’impacts à la protection des données ;
- Permettre de retracer les historiques pour l’exercice des droits au respect de la vie privée ;
- Gérer efficacement l’Accountability ou la recherche de document expliquant les solutions permettant de protéger la vie privée ;
- Un registre automatisé pour enregistrer les éventuelles violations de données à caractères personnelles.
Conseils pour assurer une mise en conformité efficace
Au même titre que l’intervention d’un DPO RGPD, acquérir un logiciel RGPD constitue un investissement. Pour optimiser la mise en conformité au RGPD, pensez à :
- enregistrer et conserver soigneusement tous documents contractés avec vos fournisseurs, vos sous-traitants, vos partenaires et d’autres prestataires ;
- Utiliser les audits pour estimer la mise en conformité RGPD du traitement réalisé par vos sous-traitants ;
- Mettre en pratique un module e-learning pour former les collaborateurs à l’usage du logiciel.
