Un organigramme est une représentation visuelle de la structure d’une organisation. Il illustre les relations hiérarchiques et fonctionnelles entre les différents postes, départements, ou entités au sein de l’organisation. Il permet donc d’améliorer la communication interne et d’optimiser l’organisation du travail. En utilisant des outils en ligne, il est facile de créer, de partager et de mettre à jour ces diagrammes.
Les étapes pour créer un organigramme en ligne
La création d’un organigramme en ligne est une tâche essentielle dans de nombreuses entreprises pour visualiser la structure hiérarchique et organisationnelle. Voici quelques étapes à suivre pour créer des organigrammes en ligne comme il faut.
Déterminer la structure hiérarchique
La première étape pour créer un organigramme en ligne est de déterminer la structure hiérarchique de l’entreprise. Vous devez donc identifier chaque service, chaque niveau et relations hiérarchiques qui existent entre les différents collaborateurs. Il est également important de savoir si l’organigramme sera fonctionnel, opérationnel ou organisationnel.
Choisir un outil de création
Ensuite, vous allez devoir choisir l’outil de création d’organigramme qui convient le mieux à vos besoins :
- canva est idéal pour une mise en page esthétique et visuelle ;
- microsoft Office (Excel, Visio, PowerPoint) permet une personnalisation avancée ;
- trello est parfait pour une gestion de projet agile ;
- dia offre une grande variété de formes et de connecteurs.
Créer l’organigramme
Une fois l’outil sélectionné, vous pouvez commencer à créer l’organigramme en ajoutant des rectangles, des cylindres et des triangles pour représenter les différents postes et niveaux hiérarchiques. Vous pouvez importer des documents Word ou des données Excel pour faciliter le processus de création. Pour ajouter une forme, il suffit de cliquer avec le bouton droit de la souris et de sélectionner « Ajouter une forme » ou de la faire glisser depuis la barre d’outils. Les connecteurs de flèches et de lignes peuvent être utilisés pour relier les différents éléments de l’organigramme et montrer les connexions hiérarchiques.
Mettre en forme le document
Une fois l’organigramme créé, vous devez mettre en forme le document en choisissant les couleurs, les bordures, les remplissages et en alignant les éléments de manière cohérente. Il est aussi possible d’ajouter des icônes, des images et du texte pour rendre l’organigramme plus visuel et attractif. Enfin, n’oubliez pas de sauvegarder votre travail régulièrement et de le partager avec les membres de votre équipe pour une meilleure collaboration.
Les avantages de créer un organigramme en ligne
Cela présente de nombreux avantages par rapport aux méthodes traditionnelles. En effet, les organigrammes en ligne sont facilement accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet, ceci permet aux membres de l’équipe de collaborer en temps réel, peu importe leur emplacement géographique. De plus, les outils en ligne permettent de mettre à jour et de modifier facilement les organigrammes, avec des sauvegardes automatiques et des versions antérieures disponibles en cas de besoin. Les modifications peuvent être faites instantanément et partagées avec toute l’équipe sans avoir besoin de réimprimer ou de redistribuer des documents. Il faut également noter que les plateformes d’organigrammes en ligne s’intègrent souvent avec d’autres outils de productivité comme Google Workspace, Microsoft Office, Slack, et d’autres logiciels de gestion de projet, facilitant ainsi la synchronisation des données et des workflows. Ainsi, l’intégration avec des bases de données RH ou CRM permet d’importer des informations automatiquement et de les maintenir à jour.
